Як зробити сортування даних в Excel


Опубликованно 09.10.2018 13:30

Як зробити сортування даних в Excel

Робота з таблицями у багатьох випадках вимагає аналізу містяться в них даних. Excel надає ефективні засоби для обробки інформації, можливість побудови статистичних звітів та вибірки даних за умовою. Але іноді досить просто зробити сортування елементів, щоб вирішити поставлену задачу. Упорядкування чисел

Сортування чисел за зростанням або спаданням – поширена завдання. Вона допомагає вибудувати числові параметри – кількість товарів і клієнтів, суми продажів і доходів, і представити інформацію в більш наочному вигляді. Зробимо в Excel сортування цих даних.

Наприклад, у таблиці файлу туристичної компанії зберігається інформація про вартість проживання в готелі. Ціна залежить від типу номеру і пропонованого харчування. Турист зацікавлений у пошуку найбільш економного розміщення, тому потрібно відсортувати дані по зростанню ціни.

Для цього виділяємо стовпець таблиці «Вартість, руб.» і заходимо на вкладку «Головна». У блоці «Редагування» перебуває група інструментів «Сортування й фільтр». Вибираємо з меню пункт «Сортування за зростанням».

Програма, виявивши наявність пов'язаних стовпців, уточнює, чи потрібно виконувати сортування в Excel тільки з виділеного поля, або ж розширити діапазон.

Вибираємо «Розширити», так як ми зацікавлені в упорядкуванні повних записів таблиці, і натискаємо «Сортування». Записи розташовані в порядку зростання вартості проживання.

Ця операція виконується ще простіше, якщо таблиця має за стилем. У такому випадку потрібно викликати контекстне меню стовпця, вибравши з випадаючого списку в заголовку графи. У меню знаходяться аналогічні команди, за допомогою яких можна виконати сортування в Excel.

Для того щоб числа були відсортовані вірно, зверніть увагу на коректність формату даних у стовпці. Якщо значення внесені в таблицю як текст, а не числа, вибудовування пройде не в очікуваному порядку. У таблиці наведено приклад сортування чисел 10, 11, 100, 15, 110, 132 в залежності від формату даних. Числовий формат Текстовий формат 10 10 11 100 15 11 100 110 110 132 132 15 Упорядкування тексту

В Excel сортування стовпців, що містять текст, виконується так само, як і операція з числами. Зробимо цю команду в колонці вже відомої нам таблиці цін на кімнати в готелі «Харчування». Виділяємо стовпець кліком по його заголовку і відкриваємо панель інструментів «Редагування» вкладки «Головна». Тепер у випадаючому меню замість команд сортування за зростанням і спаданням розташовані команди сортування від А до Я і навпаки.

Виконуємо побудова осередків від А до Я, знову ж таки посилаючись на розширення діапазону операції.

При впорядкуванні строкових даних переконайтеся в тому, що значення не містять пробіли, так як в такому випадку бажаний порядок клітинок буде порушений. Ця проблема трапляється, якщо інформація вивантажується в файл з іншого джерела: бази даних, сторонньої програми або іншого файлу.

Для відформатованих таблиць сортування в Excel виконати ще простіше. Зайшовши в контекстне меню заголовка колонки, ви також побачите команди побудови комірок в порядку від А до Я і навпаки. Упорядкування дат

Всі зазначені вище операції, застосовні для чисел і строковою інформації, використовуються і для вибудовування дат і часу. Відмінність полягає лише в найменуванні команди, для такого типу даних вона називається «Сортування від старих до нових» і навпаки. Нижче показаний приклад.

Для дат діє те ж правило, що і для чисел: щоб упорядкування пройшло коректно, переконайтеся в тому, що сортируемая інформація представлена саме у форматі дати, а не в текстовому. Настроювані списки

Але не завжди є можливість вибудувати необхідний список штатними засобами, буває необхідність виконати сортування в Excel по полях, до яких не підходить жодний з описаних вище методів. Наприклад, в списку справ на тиждень ми хочемо вибудувати завдання по днях тижня.

Щоб виконати таку сортування, програма надає можливість використання настроюваних списків. У MS Excel є ряд попередньо встановлених списків, одним з яких і є перелік днів тижня. Щоб їх подивитися, зайдіть на вкладку «Дані» і знайдіть панель інструментів сортування і фільтрації Excel. По кнопці «Сортування» відкривається вікно виконання операції по декількох стовпцях.

У полі «Порядок» вибираємо елемент «Настроюваний список». З переліку вибираємо дні тижня і натискаємо ОК.

Упорядкування за кольором і піктограм

Ще однією зручною опцією вибудовування елементів клітинки по порядку є можливість їх сортування за кольором. При цьому може використовуватися колір заливки, так і тексту. В таблиці справ позначимо робочі завдання помаранчевим кольором, сімейні справи – блакитним, свята – бежево-жовтим. І збудуємо їх за типом.

Для цього заходимо в персоналізовану сортування. Крім описаного вище способу, можна скористатися меню панелі «Редагування» вкладки «Головна». Вибираємо зі списку команд «Сортування й фільтр» елемент «Налаштовувана сортування».

Вибираємо поле «Завдання», тип «Колір клітинки» і встановлюємо помаранчевий колір зверху. Щоб домашні справи перебували внизу списку, додаємо ще один рівень і для тих же параметрів встановлюємо блакитний колір знизу.

Цей спосіб дозволяє впорядковувати елементи таблиці і по значках. Наприклад, ми можемо позначити окремі завдання знаком оклику як важливі і виводити їх на початку списку.

Вище ми описали, як в Excel зробити сортування даних різних типів, використовуючи колір комірок і шрифт тексту і помітки в рядках. Сподіваємося, ця інформація допоможе вам у роботі з програмою. Автор: Тетяна Казмірчук 27 Вересня, 2018



Категория: Телефоны